Trong bối cảnh thị trường bất động sản thương mại ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ngày càng tăng, đòi hỏi các đơn vị vận hành phải nâng cao năng lực và tối ưu hiệu quả toàn diện. Vậy bí quyết vận hành làm sao hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết và cùng tìm hiểu!
Mục Lục
Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng là quá trình hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động vận hành trong toàn nhà diễn ra chuyên nghiệp, an toàn, hiệu quả, chất lượng tốt nhất.
Hoạt động quản lý bao gồm nhiều mảng: kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, lễ tân, chăm sóc khách thuê,…
Một quy trình quản lý hiệu quả không chỉ nâng cao được giá trị tòa nhà mà còn góp phần giữ chân khách thuê lâu dài và xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp cho chủ đầu tư.
Hiện quản lý vận hành tòa nhà được chia làm ba nhóm chính:
- Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê;
- Quản lý tòa nhà chung cư/căn hộ;
- Quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp.
Đọc thêm: Bán tòa nhà văn phòng: Cơ hội đầu tư tại Hà Nội và TP.HCM
Công việc quản lý tòa nhà văn phòng
Quản lý tòa nhà văn phòng khá phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo toàn nhà hoạt động an toàn, hiệu quả, đáp ứng nhu cầu người sử dụng.
Dưới đây là các công việc quản lý tòa nhà văn phòng cơ bản cần nắm:
- Thiết lập hệ thống chiếu sáng, biển báo và các chỉ dẫn rõ ràng tại các khu vực chung;
- Soạn thảo và cập nhật các kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, cứu hộ, ứng phó các trường hợp khẩn cấp;
- Giám sát hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy và các thiết bị an toàn khác;
- Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng gồm các hạng mục ưu tiên như thang máy, điều hòa, điện nước, phòng cháy chữa cháy;
- Kiểm tra hiện trạng tòa nhà thường xuyên để bảo đảm phát hiện các thiết bị hao mòn, hư hỏng;
- Theo dõi, giám sát tiến độ và chất lượng công việc nhà thầu;
- Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách vận hành, bảo trì tòa nhà;
- Theo dõi chi phí, kiểm toán nội bộ và tối ưu các khoản chi để tiết kiệm chi phí;
- Thuê, tuyển dụng nhân sự cần thiết cho các vị trí: lễ tân, bảo vệ, an ninh, kỹ thuật,…;
- Đào tạo, đánh giá hiệu suất của nhân viên;
- Thuê các dịch vụ chuyên môn khi cần bảo trì, vệ sinh công nghiệp,…;
- Đảm bảo khách thuê được cung cấp các tiện ích: điện, nước, internet,…
- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách thuê;
- Duy trì, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng thuê một cách minh bạch, đầy đủ.
Nhìn chung, công việc quản lý tòa nhà văn phòng cần một đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao.
Bí quyết vận hành hiệu quả tòa nhà văn phòng
Để vận hành quản lý tòa nhà văn phòng cần xây dựng quy trình chặt chẽ, khoa học.
Dưới đây là 7 yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng cần tuân thủ:
Quản lý hợp đồng
Trường hợp chủ đầu tư thuê một đơn vị quản lý vận hành, việc quản lý hợp đồng sẽ tập trung vào các dịch vụ như: vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì máy móc,…
Nếu chủ đầu tư tự ký hợp đồng với các đơn nhà thầy, Ban quản lý vận hành tòa nhà sẽ có vai trò thực hiện công việc giám sát, báo cáo tiến độ công việc.
Trường hợp chủ đầu tư ủy quyền cho Ban quản lý, ban quan lý cần thực hiện đảm phán, ký kết và triển khai hợp đồng đảm bảo tối đa quyền lợi cho tòa nhà và khách thuê.
Quản lý nhân sự
Bộ phận nhân sự trong dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng phụ trách phân bổ người phù hợp cho từng vị trí: kỹ thuật, lễ tân, bảo vệ, vệ sinh…
Đồng thời, quản lý giám sát chặt chẽ quy trình làm việc, đánh giá hiệu suất, đảm bảo đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn.
Quản lý tài chính
Một hệ thống quản lý tài chính minh bạch sẽ giúp vận hành tòa nhà hiệu quả và tạo niềm tin với chủ đầu tư lẫn khách thuê.
Đơn vị quản lý cần:
- Lập kế hoạch và theo dõi ngân sách hàng tháng cho các hạng mục như: an ninh, vệ sinh, điện – nước, bảo trì…;
- Báo cáo tài chính định kỳ gửi đến chủ đầu tư;
- Trực tiếp làm việc với khách thuê trong việc thu phí dịch vụ nếu được ủy quyền;
- Đảm bảo thu chi đúng hạn và minh bạch trong mọi giao dịch.
Chăm sóc khách hàng
Đây là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt của một dịch vụ quản lý chuyên nghiệp.
Ban quản lý cần:
- Hướng dẫn khách thuê sử dụng các tiện ích và phòng chức năng trong tòa nhà;
- Tiếp nhận phản hồi, xử lý khiếu nại một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp;
- Giải đáp thắc mắc, duy trì giao tiếp hai chiều để nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.
Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà
Các thiết bị kỹ thuật như: điện, nước, điều hòa, thông gió, camera giám sát, internet… cần được vận hành ổn định và bảo trì định kỳ.
Đơn vị quản lý phải có kế hoạch rõ ràng để giám sát hoạt động, khắc phục sự cố kịp thời và tránh gián đoạn dịch vụ.
Đảm bảo dịch vụ vệ sinh
Công tác vệ sinh cần được thực hiện đều đặn tại các khu vực như: sảnh, hành lang, thang máy, khu vệ sinh, khu vực công cộng… Đồng thời, phải có quy trình xử lý rác thải và kiểm tra định kỳ chất lượng dịch vụ.
Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà
Tòa nhà văn phòng thường có mật độ người ra vào cao, vì vậy hệ thống an ninh là yếu tố không thể xem nhẹ.
Đơn vị quản lý cần đảm bảo:
- Hệ thống camera hoạt động ổn định, giám sát toàn bộ khu vực;
- Nhân viên bảo vệ được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và kỹ năng ứng phó tình huống;
- Thiết lập quy trình kiểm soát khách ra vào và phối hợp chặt chẽ với lễ tân.
Tóm lại, nếu áp dụng đồng bộ các yếu tố trên sẽ giúp tối ưu chi phí, tăng hiệu suất sử dụng và nâng cao giá trị của toàn bộ tòa nhà.
Trên đây là toàn bộ thông tin tổng hợp về quản lý tòa nhà văn phòng và các bí quyết giúp vận hành hiệu quả. Hy vọng bài viết hữu ích mang đến cho bạn đọc những kiến thức nâng cao chất lượng vận hành, tối ưu chi phí.
