Nội quy tòa nhà văn phòng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo an ninh, trật tự cùng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động trong tòa nhà. Việc nắm rõ và tuân thủ nội quy sẽ góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Mục Lục
Nội quy tòa nhà văn phòng là gì? Gồm những gì?
Trong bối cảnh đô thị hiện đại, các tòa nhà văn phòng hiện nay ngày một phát triển với quy mô lớn, các doanh nghiệp cùng hoạt động trong tòa nhà.
Nhằm đảm bảo sự vận hành trơn tru, mỗi tòa nhà đều có nội quy tòa nhà văn phòng rõ ràng và thống nhất. Vậy cụ thể nội quy này như thế nào? Gồm những nội dung gì?
Khái niệm
Nội quy tòa nhà văn phòng là tập hợp các quy định, nguyên tắc cùng quy trình được ban hành nhằm đảm bảo an toàn, kiểm soát hành vi các cá nhân, tổ chức làm việc trong tòa nhà bởi chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà.
Mục tiêu của nội quy là đảm bảo:
- An toàn và trật tự chung;
- Quản lý sử dụng tài nguyên;
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh;
- Giảm thiểu tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bộ phận, nhân viên với nhau hay giữa nhân viên với khách hàng;
- Tuân thủ pháp luật.
Nhìn chung, nội quy được áp dụng cho tất cả các đối tượng từ khách thuê văn phòng, nhân viên, khách ra vào, nhân viên bảo trì, vệ sinh,…
Đọc thêm: Tòa nhà số 5 Điện Biên Phủ: Không gian văn phòng cao cấp tại Hà Nội
Nội quy tòa nhà văn phòng gồm những gì?
Tùy theo từng tòa nhà và mục đích sử dụng mà mẫu nội quy tòa nhà có thể được chia thành nhiều nhóm quy định khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản nội quy tòa nhà gồm những nội dung chính sau:
Quy định chung
- Giờ hoạt động của tòa nhà (giờ hành chính, ngoài giờ);
- Trách nhiệm chung của khách thuê và ban quản lý;
- Tuân thủ pháp luật và các văn bản liên quan;
- Phạm vi áp dụng nội quy.
Quy định về an ninh
- Kiểm soát người ra vào (thẻ nhân viên, đăng ký khách);
- Quy định về an ninh camera giám sát;
- Quy trình xử lý khi có sự cố;
- Quy định về các hành vi bị cấm: gây rối, tụ tập đông người, mang vũ khí, chất cấm,…
Quy định về vệ sinh
- Trách nhiệm giữ gìn vệ sinh khu vực sử dụng;
- Phân loại và xử lý rác thải đúng quy định;
- Sử dụng nước hợp lý;
- Lịch vệ sinh định kỳ của ban quản lý.
Quy định về sử dụng dịch vụ chung
- Thang máy, hành lang, sảnh, nhà vệ sinh chung;
- Phòng chờ, khu vực đỗ xe, hệ thống điều hòa – điện – nước;
- Sử dụng thiết bị đúng mục đích, không gây hư hỏng.
Quy định về phòng cháy chữa cháy
- Không hút thuốc trong tòa nhà (trừ khu vực cho phép);
- Không sử dụng thiết bị dễ cháy nổ;
- Tuân thủ hướng dẫn thoát hiểm và báo cháy.
Các quy định khác
- Treo bảng hiệu, quảng cáo, banner phải được cấp phép;
- Không tự ý sửa chữa, lắp đặt thiết bị gây ảnh hưởng kết cấu;
- Quy định về nuôi thú cưng, tổ chức sự kiện, tiếp khách tại nơi làm việc;
- Xử lý vi phạm: cảnh cáo, phạt hành chính, chấm dứt hợp đồng thuê (nếu có).
Mẫu nội quy tòa nhà văn phòng gồm các điều khoản gì?
Nội quy tòa nhà được xem là đầy đủ và hiệu quả cần bao quát toàn bộ khía cạnh trong quá trình sử dụng cũng như vận hành không gian làm việc.
Dưới đây là các điều khoản phổ biến xuất hiện trong mẫu nội quy tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp:
Thời gian làm việc
- Giờ mở cửa chính thức của tòa nhà (8 tiếng/ngày, từ thứ Hai đến thứ Bảy)
- Buổi sáng: Từ 7h00 đến 12h00;
- Buổi chiều: Từ 13h30 đến 17h30.
- Quy định làm việc ngoài giờ: Cần đăng ký trước, chịu phí phát sinh (nếu có).
Vệ sinh và xử lý rác thải
- Doanh nghiệp giữ vệ sinh khu vực thuê;
- Rác thải phải phân loại, bỏ đúng nơi quy định;
- Không xả rác, vứt chất thải độc hại, đồ bừa bãi tại hành lang, khu công cộng;
- Không viết, vẽ lên bàn lên tường hoặc cơ sở vật chất chung.
An ninh và kiểm soát ra vào
- Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổ khi có sự cố điện;
- Khách đến làm việc phải đăng ký tại quầy lễ tân;
- Cấm đưa người lạ vào khu vực không được phép;
- Không mang các chất độc hại, chất gây cháy nổ vào khu vực văn phòng;
- Cấm sử dụng lửa đun nấu trong tòa nhà;
- Tham gia các buổi tập huấn để phát triển kỹ năng phản ứng khi có sự cố bất ngờ;
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện trước khi tan làm;
- Không đặt các vật dụng tại lối thoát hiểm, thang bộ.
Tác phong và ý thức
- Ăn mặc lịch sự, cư xử văn minh trong không gian chung;
- Luôn giữ trật tự, không gây ồn ào tại hành lang, thang máy;
- Chỉ hút thuốc tại khu vực được chỉ định;
- Không phá hoại cây cối trong tòa nhà.
Hành động bị cấm trong tòa nhá
- Hút thuốc nơi cấm hút;
- Mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ,… tổ chức sử dụng trong tòa nhà;
- Các hoạt động mại dâm, cờ bạc,…;
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh bất hợp phát trong tòa nhà;
- Gây gổ, đánh nhau, phá hoại tài sản chung.
Nội quy với khách hàng đến công tác
- Khách hàng đến công tác phải được thông báo trước và đăng ký tại quầy lễ tân;
- Cung cấp CMND/CCCD để vào tòa nhà;
- Không đi lại tự do tại các tầng không phận sự.
Nội quy đối với nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng tại tòa nhà
- Cần thông báo lịch làm việc, danh sách nhân sự;
- Chịu trách nhiệm vệ sinh, bảo quản trong suốt quá trình thi công;
- Các hoạt động gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc bắt buộc phải làm ngoài giờ hành chính.
Nội quy khi sử dụng thang máy
- Tuân thủ bảng hướng dẫn trọng tải và hướng dẫn an toàn gắn trong thang máy;
- Không chen lấn, xô đẩy;
- Không vứt rắc, bôi bẩn, trong thang máy.
Nội quy quản lý tài sản
- Tài sản cá nhân doanh nghiệp tự bảo quản cất trong tủ khóa, ban quản lý và chủ đầu tư không chịu trách nhiệm trong trường hợp mất;
- Tài sản chung nghiêm cấm không được tự ý sử dụng nếu không được phân quyền;
- Không ra vào khu vực không phận sự;
- Không dùng thang máy vận chuyển người thay cho thang máy vận chuyển hàng hóa;
- Làm hỏng cơ sở vật chất cần báo ban quản lý tòa nhà để kịp thời xử lý.
Nội quy sửa chữa, thay thế, lắp đặt thêm thiết bị
- Phải có giấy phép từ ban quản lý trước khi thi công;
- Không tự ý khoan, cắt, tháo dỡ hạ tầng tòa nhà;
- Phải cam kết hoàn trả mặt bằng như cũ sau khi hoàn tất.
Quy tắc xử lí vi phạm và trách nhiệm, chế tài/xử phạt nội bộ
- Mức độ vi phạm được chia theo từng cấp độ
- Hình thức xử phạt: nhắc nhở, lập biên bản, phạt tiền, chấm dứt hợp đồng;
- Người vi phạm phải chịu toàn bộ thiệt hại phát sinh (nếu có).
Quy định về phòng cháy chữa cháy, thoát hiểm, an toàn lao động
- Nghiêm cấm che chắn lối thoát hiểm;
- Thiết bị điện phải đạt tiêu chuẩn, không tự ý đấu nối;
- Nhân viên tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy định kỳ do tòa nhà tổ chức.
Quản lý sử dụng khu vực công cộng
- Không chiếm dụng sảnh, hành lang, lối đi chung;
- Không trưng bày vật phẩm, treo banner nếu chưa được duyệt;
- Không tự ý nối điện, nước ở khu vực công cộng;
- Tôn trọng không gian chung, không gây ảnh hưởng người khác.
Nội quy với công tác bảo vệ
- Bảo vệ có quyền kiểm tra người và phương tiện ra vào;
- Hỗ trợ xử lý tình huống khẩn cấp;
- Không tổ chức uống bia, rượu trong tòa nhà;
- Không tổ chức đánh bạc dưới hình thức nào;
- Không làm việc riêng trong khi đang làm nhiệm vụ;
- Luôn lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng nhân viên và khách hàng làm việc tại tòa nhà;
- Mọi khiếu nại về bảo vệ được phản ánh qua ban quản lý.
Nội quy về bãi giữ xe tại tòa nhà
- Để xe đúng vị trí quy định theo thẻ/thỏa thuận;
- Không đậu xe chắn lối thoát hiểm hoặc chỗ dành cho khách;
- Ban quản lý không chịu trách nhiệm với tài sản để trong xe.
Trên đây là những chia sẻ tổng hợp về nội quy tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các điều khoản cần có trong một mẫu nội quy tòa nhà văn phòng hoàn chỉnh.
